تعد الأرشفة جزءًا لا يتجزأ من عملية حفظ وتصنيف الوثائق بطريقة تسهل الرجوع إليها واستخدامها في المستقبل، ومع تطور التكنولوجيا وظهور الصحافة الإلكترونية، أصبح من الضروري إعادة النظر في الأساليب التقليدية للأرشفة وتبني الأنظمة الرقمية الحديثة.
والأرشفة هي عملية أساسية لحفظ وتصنيف الوثائق، سواء كانت ورقية أو إلكترونية، بطريقة تضمن سهولة الرجوع إليها وإدارتها، تعتبر الأرشفة عملية ديناميكية وشاملة تهدف إلى تنظيم المعلومات والوثائق منذ لحظة إنشائها في المؤسسات وتتضمن الأرشفة الإلكترونية إستخدام التقنيات الحديثة مثل الحواسيب وبرامجها وتقنيات الإتصال لتحسين التحكم في الوثائق وإدارتها بفعالية أكبر مقارنة بالأرشفة التقليدية.
للصحافة الإلكترونية دور كبير في تطور مفهوم الأرشفة الصحفية. فالأرشيف الصحفي يُعتبر جزءًا أساسيًا من البنية التحريرية للصحف، سواء كانت تقليدية أو رقمية. يحتوي الأرشيف على جميع المواد الإعلامية من مقالات وصور، ويتم تخزينها وتنظيمها بشكل يسهل الوصول إليها.
من الجدير بالذكر أن هناك فرقًا بين "الأرشيف الإلكتروني" و"المستندات الرقمية"،فالمستند الرقمي هو نص يُنشأ بإستخدام برامج معالجة النصوص، بينما الأرشيف الإلكتروني يشير إلى نظام أكثر تعقيدًا يشمل تنظيم وحفظ الوثائق الرقمية بأسلوب يمكن من استرجاعها بسهولة وكفاءة.
إن تكامل تكنولوجيا المعلومات والإتصالات، خاصة مع الشبكات السريعة، أتاح إمكانيات جديدة لإنشاء وتخزين الوثائق الإلكترونية ونقلها بسهولة.